دفتر اسناد رسمی (ایران)

دفتر اسناد رسمی (یا دفترخانه یا محضر) یک نهاد مدنی[1] برای تنظیم حرفه‌ای عقود و قراردادها[2] و ثبت رسمی اسناد در ایران است. هرچند این نهاد وابسته به قوه قضائیه ایران است ولی بدون وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی اداره می‌شود. دفتر اسناد رسمی به عنوان یک مرکز حقوقی و مدنی رابط حاکمیت و شهروندان است، مهم‌ترین کار این نهاد تأمین و تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی جامعه‌است. این نهاد دارای مسئولیتی مستقل از دولت و قوای حاکم است و با تنظیم دقیق اسناد در جلوگیری از وقوع نزاع‌های بی‌مورد و کاهش مراجعات مردم به محاکم دادگستری نقش دارند. کمک به تأمین بهداشت حقوقی جامعه، از طریق تثبیت مالکیت شهروندان بر اموال و دارائی‌های خود و رسمیت بخشیدن به عقود و تعهدات و وصول برخی درآمدهای دولت از کارهای این نهاد است.[3]
از ابتدای تأسیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و در نظام و ساختار سنتی و قدیمی اداری و مدیریتی آن، بخشی از وظایف اجرایی بر عهده نهادهای تخصصی مدنی یعنی دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق محول شده‌است. دفاتر اسناد رسمی بخشی از عرضه خدمات ثبتی و تنظیم و ثبت اسناد رسمی را بر عهده داشته و ضمناً کار مشاوره رایگان و خدمات معاضدت قضایی جامعه را نیز انجام می‌دهند،[4] با شکل‌گیری نظام اداری نوین، اولین برون‌سپاری امر دولتی در تاریخ ایران، کار ثبت اسناد بود که به بخش خصوصی واگذار شد.[5] بنظر می‌رسد هدف بنیانگذاران از تشکیل محاضر رسمی، جانشین شدن اسناد رسمی بر احکام قطعی دادگاه‌ها بود.[6] واگذاری بخشی از امور حاکمیتی شامل ثبت نقل و انتقالات و تعهدات توسط قوه قضائیه به بخش خصوصی متخصص، علاوه بر بالا بردن دقت در تنظیم اسناد و سلب مسئولیت حاکمیت در این زمینه، قسمت مهمی از شکایات علیه حکومت یا کارگزاران حکومتی و جبران خسارات ناشی از اشتباه در تنظیم اسناد را به سمت گروهی از خود مردم یعنی سردفتران اسناد رسمی هدایت نموده‌است.

دفتر اسناد رسمی

کاتب بالعدل اثر داوود فرشباف رواسانی استاد و مدرس انجمن خوشنویسان تهران
نام پیشین	محضر شرع
ستاد	در نقاطی که سازمان ثبت اسناد تعیین نماید
محدودهٔ فعالیت	سراسر کشور ایران
زبان رسمی	فارسی
نام پیشین	محضر شرع

اهمیت

تنظیم روابط بین افراد از جمله حقوق اساسی افراد یک ملت است. دفترخانه‌ها ارتباط تنگاتنگی با حقوق خصوصی اشخاص دارند. عمده فعالیت درون یک دفترخانه مبتنی بر اصول حاکم بر قراردادها و تعهدات می‌باشد.[7]

درخواست و تنظیم و ثبت سند یک حق عمومی است که آحاد جامعه می‌توانند و حق دارند از داشتن یک سند رسمی برخوردار شوند.[8]

بنظر می‌رسد، هدف از تأسیس دفاتر اسناد رسمی تنسیق و تنظیم روابط مالی مردم و رعایت حقوق قانونی آنان در قراردادهای خصوصی و بهره‌مندی آنان از مزایای قانونی معاملات سالم و حفظ مواردی از قبیل حق بهره‌مندی از مالکیت خصوصی باشد. نحوه تنظیم روابط حقوقی میان اشخاص از مهم‌ترین دغدغه‌های این فعالیت است.[7]

این دفاتر در اثبات مالکیت خصوصی و بلاتخدیش افراد در مقابل دست گزنده دولتهای جائر احتمالی نقش داشته‌اند. وجود سند رسمی در ید مالک، بمعنی یقین در مالکیت وی بوده و در صورت تعدی دولت، آن ظلم آن به صورت ظلمی مضاعف جلوه می‌کند.[7]

صلاحیت

صلاحیت دفاتر اسناد رسمی ۲ نوع است: صلاحیت ذاتی و صلاحیت محلی.[9]

صلاحیت ذاتی:

تنظیم رسمی اسناد و انواع معاملات در صلاحیت ذاتی دفاتر اسناد رسمی است.[10] این دفاتر وفق قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب خرداد ۱۳۱۶ توسط قانونگذار تأسیس شدند.[11]

معاملاتیکه ثبت آنها توسط حاکمیت اجباری باشد، الزاماً در دفاتر اسناد رسمی ثبت می‌شوند.[12] ثبت اسناد دو نوع است: ثبت اجباری و ثبت اختیاری.[13] اصل در ثبت اسناد، اختیاری بودن است.[14] ولی در عمل اغلب مراجعین بخاطر الزام قانون به ثبت اجباری به این دفاتر مراجعه می‌کنند.

بهرحال اسناد بصورت اختیاری هم در دفتر اسناد رسمی قابل تنظیم است.[15]

صلاحیت محلی:

در صورتی که محل تنظیم سند خارج از دفترخانه باشد که این محل می تواند شامل صلاحیت محلی تنظیم سند یعنی حوزه ثبتی محل ماموریت سردفتر و نیز محل استقرار سردفتر باشد، سند مذکور از حیث رسمیت محل نزاع است.[16]

استقلال دفاتر اسناد رسمی

هر چند در ایران به ظاهر، سردفتری اسناد رسمی یا دفتریاری از مشاغل آزاد به‌شمار می‌آید.[17] قوانین ایران سردفتر را مکلف به تنظیم تمامی اسناد مراجعه کنندگان می‌نماید.[18] در ایران شخصیت حقوقی دفترخانه، شخصیت مستقلی نیست و دفترخانه از استقلال حقوقی برخوردار نیست.[19] ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی ایران سردفتر را مکلف به تنظیم تمامی اسناد مراجعه کنندگان می‌نماید در صورتی که بدیهی است سردفتر نباید هر سندی تنظیم کند مگر اینکه قدرت استدلال و دفاع از آن سند تنظیمی را در خود قبل از تنظیم سند دیده و سنجیده باشد که بعداً بتواند از خود دفاع کند.[20] در حقوق فرانسه دفترخانه ها وظایف خود را با استقلال و در محدوده حرفه‌های آزاد به انجام می‌رسانند.[21]

پیشینه

محاضر شرع نهادهایی حقوقی و دینی بودند که پیش از مشروطیت و تا اندکی پس از آن به تنظیم روابط حقوقی عامه مردم می‌پرداختند.[22] محضرداری در ایران دارای جایگاهی فقهی است. هرچند طبق قاعده «إنّما یحلّل الکلام و یحرّم الکلام» اهمیت کتابت مورد چالش قرار گرفته و طبق این روایت، فقط کلام موجب تحلیل و تحریم است و تا کلامی نباشد بیع، نقل و انتقال، تحلیل یا تحریمی صورت نمی‌پذیرد؛ ولی این در حالی که است که در نص آیات قرآن بر کتابت تأکید فراوان شده‌است.[2] بر اساس ادله فقه اسلامی و به ویژه فقه شیعه، کتابت حجیت داشته و آیه ۲۸۲ سوره بقره موسوم آیه تداین به صراحت اشاره به شغل محضرداری دارد.[2]

مطالعه این نهاد برای شناخت ارتباطات حقوقی و روابط اقتصادی در جامعه ایرانی قبل از مشروطه و چگونگی ظهور نهادهای نوین حقوقی و سیاسی و پیچیدگی ساختار قدرت در جوامع سنتی همچون ایران دارای اهمیت است.[22]

در قبل از مشروطیت در هر شهر و قصبه‌ای به نسبت جمعیت و اهمیت اجتماعی یک یا چند محضر کوچک و بزرگ برای ثبت و تصدیق معاملات غیرمنقول و نکاح و طلاق و غیره تشکیل می‌شد.[23] هر محضر توسط یک مجتهد مسلم و معروف اداره می‌شد و او چند روحانی درس خوانده و ملا شده را به عنوان معاون و دستیار برمی‌گزید و سند معاملات معمولاً به وسیلهٔ معاونین و بخط آن‌ها و گاهی با مهر و امضای آن‌ها تنظیم می‌شد، ولی تسجیل معاملات مهم محتاج به مداخله و توجه و تصمیم نهایی و امضای مجتهد بزرگ بود.[23]

محاضر جدای از حاکمیت بودند و اختیارات و صلاحیتهای آنها، از حکم پادشاه نشئت نمی‌گرفت.[22] صاحبان محضر علماء و مجتهدینی بودند که تخصص و مرجعیتشان محل تردید نبود و هویت دینی و شخصیت اجتماعی آن‌ها به نوشته‌هایشان اعتبار می‌بخشید.[22] آن‌ها بواسطه ریشه‌هایی که در فرهنگ سنتی و دینی ایران داشتند، قدرت و اعتبار خود را بر حکومت و نهادهای ناشی از قدرت عمومی تحمیل می‌کردند.[22] در عین حال در تعاملی مثبت و فعال با حاکمیت قرار داشته و در کنار حاکمان ایفای نقش می‌نمودند.[22]

با تصویب قانون محاضر شرعیه و حکام صلحیه که چند سال پس از تصویب قانون اساسی مشروطه، به تصویب رسید،[24] هر محضر عبارت بود از یک‌نفر مجتهد جامع‌الشرایط که حاکم محضر نامیده می‌شد به همراه دو نفر معاون قریب الاجتهاد.[25]

جریان نوسازی سیاسی در ایران با جدیت بدنبال تفکیک نهاد قدرت از نهاد مذهب بود، ولی تا زمان ورود قشر تحصیلکرده، تصدی بسیاری از پست‌ها و کرسی‌ها به ویژه در نهادهای قضایی و قانونگذاری همچنان در انحصار مجتهدان ولو در لباس جدید باقی ماند.[22]

با تصویت قانون ۱۳۰۲ و ایجاد «اداره ثبت اسناد» دولت به صورتی رسمی در مقام تحقیر روحانیان و سلب اعتماد مردم از بعضی از آنان و بی‌اعتبار جلوه‌دادن اسناد تسجیل شده از طرف آنان برآمد؛ در این فاصله اسناد در ادارهٔ ثبت اسناد و املاک و نزد کارمندان رسمی دولت تنظیم می‌شدند. این کارمندان، همان منشی‌ها (محررین) و اعضای اداری محاکم و محاضر سابق بودند که امرار معاش آن‌ها مختل شده بود و حاضر به همکاری با دولت شده بودند ولی هیچ‌یک از حکام و صاحبان محاضر راضی به همکاری با دولت نشدند و از همکاری نزدیکان و محرران کارآزموده خود با «دولت» ممانعت بعمل می‌آوردند.

با تصویب قانون ۱۳۱۰ که با الهام از قوانین مربوط به شغل سردفتری در فرانسه[23] و بلژیک (Notariat) تنظیم شده بود، دوباره «محاضر» تحت عنوان «دفتر رسمی» ولی به صورتی منظم و مبتنی بر قوانین و مقررات، رسمیت یافتند[26] و «محاضر رسمی» جانشین «محاضر شرعی» گردیدند؛[26][27] و بسیاری از «مجتهدین جامع‌الشرایط» که با تصویب قانون پیشین از تنظیم و تسجیل اسناد محروم شده بودند، دوباره به نام «صاحب دفتر» به کار سابق خود بازگشتند. هرچند دیگر وجهه روحانی خود را ازدست داده بودند و دیگر جزو «علمای روحانی» محسوب نگشتند.[26] طبق قانون جدید رسمیت دادن دفتر منوط به: «تعهد رسمی صاحب دفتر به تبعیت از قوانین و نظامات وزارت عدلیه» شده بود (ماده ۸۳)[26] مرحوم داور اصرار داشت تصدی «محاضر رسمی» را به مجتهدین و روحانیون درجه یک هر شهر بسپارد ولی علمای درجه یک به دلیل اینکه مجتهد بودند، رعایت قوانین حکومتی و پذیرش دستورات «وزارت عدلیه اعظم» یا «اداره ثبت اسناد و املاک» را شرعاً برای خود جایز نمی‌دانستند. آن‌ها از ثبت معاملات ربوی و از ثبت معاملاتی که محظور و حرام شرعی در آن وجود داشت حذر داشتند.[27] برخی از این روحانیون در اولین فرصت ممکن از این سمت شانه خالی کردند و «محضر» را به پسران و آقازادگان خود واگذار نمودند.[27]

در دوران حکومت پهلوی دوم دفاتر اسناد رسمی مجری اوامر محمدرضا پهلوی در اجرای اصول انقلاب شاه و مردم بودند و اسناد کشاورزان در اجرای اصلاحات ارضی در ایران در این دفاتر نوشته و امضا می‌شد.[23]

تشکیلات

طبق ماده ۸۲ قانون مصوب ۱۳۱۰ هر دفتر اسناد رسمی مرکب است از «یک‌نفر «صاحب دفتر» و لااقل یک‌نفر «نمایندهٔ ادارهٔ ثبت‌اسناد» (ماده ۸۲).[26]

سردفتر

اداره امور دفترخانه بعهده شخصی است که بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و دفتریاران تعیین شده و سردفتر نامیده می‌شود. ماده ۲۱ قانون دفاتر اسناد رسمی تأکید می‌کند که همه «مسئولیت‌های دفترخانه بر عهده سردفتر است»[28]

دفتریار

دفتریار سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا می‌باشد.[29] طبق ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار می‌تواند یک دفتریار دوم هم داشته باشد.[30] بر اساس ماده ۱۸ قانون مذکور یک دفترخانه می‌تواند دفتریار نداشته باشد.[31] دفتریار بنوعی «سردفتر علی‌البدل» یا «کارآموز» محسوب می‌شود و بعضی از افراد ممکن است بعد از سه یا هفت سال سابقه دفتریاری، سردفتر شوند.[32] دفتریار برابر مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی و با پیشنهاد سردفتر[33] منصوب می‌شود.[34] سردفتر حق تقاضای هیچ کاری از دفتریار ندارد.[35] و سردفتر حق اخراج وی را ندارد.[36] دفتریار، شریک درآمد دفترخانه است.[37][38] دفتریار فقط در درآمد شریک است و در کار و مسئولیت و هزینه‌ها وضررها هیچ شراکتی ندارد.[39][40] در قانون، هیچ مسئولیتی برای دفتریار ذکر نشده‌است.[41][42] امضای دفتریار در اعتباربخشی به اسنادرسمی تأثیری ندارد.[43]

سندنویس

سندنویسان همان «محررین» هستند و این شغل یکی از مهم‌ترین سمتها در یک دفترخانه است.

دفترنویس

دفترنویس یا «ثبّات» کارکنانی بودند که متن اسنادی که متون اسناد تنظیمی را در دفتر سردفتر ثبت می‌کردند و این دفاتر به امضای متعهدین و سردفتر و دفتریار می‌رسید. از سال‌های ۱۳۹۲ تا سال ۱۳۹۵ و سال‌های پس از آن با راه اندازی سامانه ثبت الکترونیک اسناد به تدریج این شغل از تشکیلات دفاتر اسناد رسمی حذف گردید.

وظایف

• تنظیم و رسمیت بخشیدن به عقود و قراردادها.[2]
• تاییدوگواهی صحت امضاهای غیرمالی.
• وصول برخی از درآمدهای دولت مثل مالیات و….

وظایف دفتر اسناد رسمی طبق مواد ۴۹ قانون ثبت مصوب ۱۳۱۰ و ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ بیان شده‌است.

مسئولیت‌ها

سه نوع مسئولیت برای دفاتر اسناد رسمی در ایران وجود دارد:

۱-مسئولیت انتظامی و اداری ماده ۳۸ قانون دفاتر اسناد رسمی مجازات‌های انتظامی را برمی‌شمرد که ۵ درجه شامل ۱-توبیخ با درج در پرونده، ۲- جریمه‌های نقدی، ۳و۴- انواع انفصال موقت و ۵- انفصال دائم می‌باشد و طبق ماده ۲۹ آئین‌نامه‌های بند ۴ ماده ۶ و تبصره ۲ ماده ۶ و مواد ۱۴- ۱۷-۱۹-۲۰-۲۴-۲۸-۳۷ و ۵۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۲۷/۱۱/۶۰ موارد تخلفات و مجازات آن با تفصیل بیان گردیده‌است.
۲-مسئولیت کیفری سردفتر علاوه بر مقررات عام مندرج در قانون مجازات اسلامی، مقررات خاصی نیز در مواد ۱۰۰ و۱۰۱ و۱۰۲و ۱۰۳ قانون ثبت پیش‌بینی گردیده‌است؛ و در صورتی که سردفتر عامداً یکی از جرم‌های مندرج در مواد مذکور را مرتکب شود جاعل در اسناد رسمی محسوب و بمجازاتی که برای جعل و تزویر اسناد رسمی مقرر است محکوم خواهد شد. نظر به اینکه قانون خاص مقدم به قانون عام است لذا در ابتدا بایستی قاضی، قانون خاص را اعمال نماید. قانون مجازات اسلامی در مواد ۵۲۳ الی ۵۴۲ به تعریف و مجازات جرم جعل می‌پردازد.
۳-مسئولیت مدنی: هرگاه سندی به واسطه تقصیر یا غفلت مسئول دفتر از اعتبار افتاده باشد مسئول مذکور باید علاوه بر مجازات‌های مقرر، از عهده کلیه خسارات وارده نیز برآید.[44] سردفتران ودفتریارانی که در انجام وظایف خود مرتکب تخلفاتی بشوند در مقابل متعاملین و اشخاص ذی‌نفع مسئول خواهند بود هرگاه سندی در اثر تقصیر یا تخلف آن‌ها از قوانین و مقررات مربوط بعضاً یا کلاً از اعتبار افتد و در نتیجه ضرری متوجه آن اشخاص شود علاوه بر مجازتهای مقرر باید از عهده خسارت وارد برآیند.[45] مسئولیت مدنی سردفتر به‌طور انحصاری منطبق با هیچ‌کدام از نظریه‌های تقصیر یا خطر یا تضمین حق و غیره نبوده و قواعد تسبیب و اتلاف را هم نمی‌توان به‌طور انحصاری از موجبات و مبانی آن تلقی نمود؛ بلکه مجموعه‌ای از عناصر هر یک را به همراه خود داشته و چون منشأ ایجاد آن «قانون» بوده دارای ترکیب و ماهیت ویژه‌ای است که با سایر وجوه مسئولیت مدنی متفاوت است.[46] مسئولیت مدنی سردفتر نسبت به تمام ضررهای مادی و معنوی و در برابر تمامی اشخاص اعم از حقیقی یا حقوقی، عمومیت و شمول دارد. هیچ گونه تناسبی بین تعهدات و مسئولیت‌های سردفتر از یک طرف و حقوق و مزایای وی از طرف دیگر در قیاس با سایر مشاغل حرفه‌ای وجود ندارد.[46] مسؤولیت مدنی سردفتر اسناد رسمی چیزی فراتر از مسؤولیتهای اداری اوست.[47] در صورت بروز تقصیر یا حتی خطایی ساده و ورود خسارت، وی مجبور به جبران آن در حق اشخاص زیاندیده است و با توجه کثرت و پیچیدگی‌های تکالیف و وظایف سردفتران اسناد رسمی، بروز خطا گریزناپذیر است.[47]

نظارت بر دفاتر اسناد رسمی

دفاتر اسناد رسمی توسط سازمان بازرسی کل کشور، سازمان ثبت اسناد واملاک، اداره کل ثبت استان‌ها، وزارت امور اقتصادی و دارایی و بازرسی کانون سردفتران و دفتریاران به‌طور مرتب بازرسی می‌شوند. یعنی یکی از بیشترین نظارت‌ها در بین تمامی دستگاه‌ها بر این صنف اعمال می‌شود. در این رابطه برای جلوگیری از هرگونه مشکل و بروز تخلف، طرفین معامله می‌توانند انجام قانونی امور و رسید هزینه‌های مجاز و مصوب ثبت مورد معامله را از سردفتران طلب کنند.[48] اگرچه که محضرداران از مسولیت سنگین اسناد تنظیمی و پاسخگو بودن در برابر کلیه مراجع قضایی برای اسناد بشدت دلگیرند با این وجود برخی از دفاتر برای جذب درآمد تخلفات را انجام می‌دهند.[49]

دفاتر اسناد رسمی و اعتماد مردم

دفاتر اسناد رسمی علی‌رغم رقابت صنفی شدیدی که بایکدیگر دارند، در جلب اعتماد مردم تا حدودی موفق بوده‌اند.[50] برخی از سردفتران دارای تحصیلات عالیه و عضو هیئت علمی دانشگاه‌های ایران بوده و تألیفات و مقالاتی نیز دارند.[50] اعتمادی که حاکمیت ایران به دفاتر اسناد رسمی دارد، به دلیل اعتماد مردم در طول سال‌های متمادی به این دفاتر بوده‌است.[50] برخی از مردم تصور می‌کنند که در دفترخانه خیالشان از هر نظر راحت خواهد بود و حتی برای حل مسائلی که مربوط به دفاتر اسناد رسمی نیست، مثل مسائل خانوادگی، سردفتران را امین و مشاور خود می‌دانند.[50]

آماری برای اینکه چه میزان از اختلافات مردم در دفاتر اسناد رسمی حل می‌شود وجود ندارد، زیرا سردفتر نه آن را ثبت می‌کند و نه حق‌الزحمه‌ای برای انجامش می‌گیرد.[50] دشتی اردکانی معتقد است، به خاطر امانتداری دفاتر است که مردم به آن‌ها مراجعه می‌کنند. او مدعی است که هر دفترخانه در ایران در هر ماه حداقل یک اختلاف را حل می‌کند و نمی‌گذارد به محاکم قضایی برسد.[50]

امنیت حقوقی در حوزه سند رسمی بر دو محور استوار است: ۱- حمایت‌های قانونی از اسناد رسمی و ۲- استحکام فنی و علمی اسناد رسمی. این حمایت‌ها در قوانین مختلفی از جمله قانون مدنی، قانون ثبت اسناد و املاک، قانون اجرای احکام مدنی به وضوح دیده می‌شوند.[51]

به دلیل اعتمادی که نسبت به دفاتر اسناد رسمی وجود آمده‌است، گاهی مشاهده می‌شود که مردم در دفتر اسناد رسمی و با در خواست خودشان، اسناد را نخوانده و حتی سفید و ننوشته، امضا می‌نمایند. بگفته محسنی‌اژه‌ای مردم تنها برای امضاء به محل دفترخانه مراجعه می‌کنند ولی باید آنقدر فرهنگ‌سازی شود که مردم تمامی اسناد خود را قبل از امضاء و تحویل بخوانند.[52]

آسیب‌های دفاتر اسناد رسمی

ثبت معاملات ربوی

بنظر می‌رسد برخی از قراردادهای ربوی در نظام بانکداری در ایران، طبق عقود قانون قانون عملیات بانکی بدون ربا در دفترخانه ثبت می‌شوند.[53]

آسیب‌های اخلاقی

بنقل از احمد مهدوی دامغانی سردفتر بازنشسته و رئیس کانون سردفتران اسناد رسمی و استاد دانشگاه تهران و استاد دانشگاه هاروارد آمریکا از جمله آفت‌ها و آسیب‌های این شغل در درجه اول حرص، حرص مال و مال اندوزی می‌باشد.[54] حرص حرص حرص. مال دوستی. زیاده طلبی.[54]

گزینش سردفتران

شرایط و نحوه گزینش سردفتران اسناد رسمی در قوانین حاکم در زمان حکومت دودمان پهلوی بگونه‌ای بود که برای تحصیلات دانشگاهی، تجربه کاری و خصوصاً برای تحصیلات حوزوی اعتبار قائل شده بودند. افرادی که می‌خواستند خود را کاندیدای شغل سردفتری نمایند باید دارای گواهی اجتهاد یا حداقل تحصیلات دانشگاهی یعنی مدرک لیسانس آن زمان در رشته حقوق قضایی را دارا باشند و در صورت دارا نبودن شرایط فوق باید سابقه سال‌ها معاونت در دفاتر اسناد رسمی را داشته باشند که این قوانین هنوز هم در حکومت فعلی ایران در حال اجرا می‌باشد. در شرایطی که در اثر بازنشستگی یک سردفتر جانشین سردفتر دیگری می‌شود معمولاً سردفتر جایگزین با مشاوره و پیشنهاد سردفتر قدیمی که در شرف بازنشستگی است یا با پیشنهاد ورثه سردفتر متوفی پس از جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و دفتریاران و موافقت قوه قضاییه نصب می‌شود.

مراحل تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی

۱- احراز هویت۲- احراز اهلیت۳- احراز اصالت و اعتبار مستندات سند۴- احراز انجام مقررات قانونی و انجام مکاتبات لازم و اطمینان از عدم منع قانونی تنظیم سند۵- وصول حق‌التحریر، حق‌الثبت و سایر حقوق دولتی. ۶- تنظیم اوراق سند و تأیید آن توسط متعاملین. ۷- ثبت سند در دفتر سردفتر و تصدیق مطابقت سند و ثبت دفتر توسط متعاملین. ۸- تأیید صحت ثبت و هویت متعاملین با امضای سردفتر ذیل ثبت دفتر و حاشیه سند. ۹-امضای دفتریار و مهر دفترخانه ذیل ثبت دفتر و در حاشیه سند.

موانع موجود برای تنظیم اسناد رسمی

مطابق ماده ۱۶ آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷ مقرر شده که هیچ سندی را نمی‌توان، تنظیم و در دفاتر اسناد رسمی ثبت کرد مگر آنکه موافق مقررات و قانون باشد، بعد از تصویب این قانون سردفتران و دفتریارانی که برخلاف قانون سندی را تنظیم و ثبت می‌کردند متخلف محسوب می‌شدند. قانونگذار فقط تنظیم و ثبت اسناد برخلاف قانون و مقررات موضوعه را تخلف و مستوجب مجازات دانسته‌است ولی ماده ۲۹ آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ «تنظیم سند برخلاف بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌ها» را به عنوان تخلفات انتظامی سردفتران و دفتریاران عنوان نموده‌است که مورد نظر قانونگذار نبوده‌است، قانون فقط تنظیم و ثبت اسناد برخلاف قانون و مقررات موضوعه را تخلف و مستوجب مجازات دانسته‌است ولی به گفته نورعلی مظاهری، وجود اینگونه موارد و مصادیق، دخالت در امور قانونگذاری محسوب می‌شود. تا آنجا که فراز ۱۱ بند ج آیین‌نامه مذکور «تمرد از اجرای دستورها صادره» مفهومی کلی و نامشخص است و دامنه بسیار وسیعی از اغراض مقامات را دربر می‌گیرد را تخلف محسوب نموده و خارج از حیطه وظایف و اختیارات قوه مجریه بوده‌است؛ مگر آنکه دفاتر اسناد رسمی را جزء کارمندان سازمان ثبت تلقی کنند والا بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های اداری فقط در محیط‌های اداری بین روسای ادارات و مرئوسین قابل اجرا است.[55]

در کشور ایران موانع ایجادشده بر سر راه تنظیم سندرسمی موجب رویگردانی مردم از تنظیم اسنادرسمی شده‌است. این مشکلات زمینه‌ساز دعوی و باعث افزایش حضور مردم در محاکم و مراجع قضایی است.[56]

برای تنظیم رسمی اسناد استعلامات متعددی نیاز است. بگفته موسی قربانی معاون قضایی دیوان عدالت اداری از جمله دلایلی که مانع مراجعه مردم برای تنظیم اسناد به صورت رسمی در دفترخانه‌ها می‌شود، این است که دولت اسناد رسمی را به عنوان وسیله‌ای برای وصول مطالبات خود قرار می‌دهد. یکی از مطالبی که به عنوان مانع در کتابت معاملات مردم مطرح هست تبدیل شدن سند رسمی برای دولت به «سر گردنه» است؛ یعنی به فردی که می‌خواهد سندش را منتقل کند می‌گویند برو از دارایی و ادارات دیگر برگه بگیر. در واقع دولت زورش نمی‌رسد مطالبات خود را وصول کند و سرگردنه را می‌گیرد. بنظر موسی قربانی دولت اسناد رسمی را به عنوان راهکاری برای جبران بی عرضگی دستگاه‌های دیگر قرار داده‌است.[57]

مجلس شورای اسلامی در سال ۱۳۸۵ قانونی را تصویب کرده بود که اخذ استعلام‌های متعدد و غیرضروری را منتفی می‌ساخت.[56]

وجوهی که در دفاتر اسناد رسمی وصول می‌شود

۱-حق‌التحریر طبق تعرفه مقرر وزارت دادگستری.
۲-حق‌الثبت به مآخذ ماده ۱۲۳ قانون اصلاحی قانون ثبت. ۴۲ درصد از درآمد حق‌الثبتی که دفاتر اسناد برای سازمان ثبت وصول می‌کنند به موجب قانون متعلق به جمعیت هلال احمر و هشت درصد آن متعلق به شهرداری‌ها است.[58]
۳-مالیات و حق تمبر برابر مقررات مالیاتی.
۴-سایر وجوهی که طبق قوانین وصول آن به عهده دفترخانه محول است.[59]
۵- هزینه صدور سند الکترونیکی و مالیات بر ارزش افزوده

تخلفات رایج در دفاتر اسناد رسمی

بگفته مهدی انجم شعاع معاون امور اسناد سابق سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که در مورخ ۲۳/۱۱/۹۱ در گفتگو با ایرنا مطرح شد، آماری از حیث فراوانی تخلفات دفاتر در اختیار سازمان ثبت نمی‌باشد.[60]

۱- تخلفات به ضرر مراجعین: شایع‌ترین تخلف در دفاتر اسناد رسمی اخذ حق‌التحریر اضافی از مشتریان می‌باشد.[60]

۲- تخلفات به ضرر دولت: در حین تنظیم سند رسمی، سردفتر باید مدارکی را برای جلب موافقت از ادارات ذی‌ربط استعلام و از طرفین دریافت کند اگر این کار انجام نشود، تخلف رخ داده‌است. کوتاهی در وصول حقوق دولتی نظیر مالیات نقل و انتقال خودرو و حق‌الثبت نیز می‌تواند یکی از تخلفات احتمالی در دفاتر اسناد رسمی باشد.[60]

۳- مفاسد مخل نظم معاملات: این‌گونه تخلفات علاوه بر اینکه ممکن است باعث ورود خسارت به طرفین معامله شود می‌تواند بهداشت حقوقی جامعه را نیز تهدید نماید.
تخلفاتی مانند تنظیم سند بدون حضور اشخاصی که قانوناً باید هنگام تنظیم سند حضور داشته باشند، طبق ماده ۱۰۰ قانون ثبت، جعل در اسناد رسمی شناخته می‌شود که معمولاً برای آن‌ها مجازات کیفری نیز در نظر گرفته می‌شود.[60]

تعیین سقف درامدی برای دفاتر اسناد رسمی :درسال 1399قوه قضاییه وسازمان ثبت اسناد با صدور واجرای بخشنامه موسوم به سقف حق التحریر درامد دفاتر اسناد رسمی را محدود به مبلغ معینی درسال نمود وبا اجرای ان بخشنامه بسیاری از دفاتر اسناد رسمی درنیمه های سال تعطیل شدند وبا انتقاد های تند سردفتران وبسیاری از ارباب رجوع مواجه گشت ومنتقدان با این موضوع به این عبارت یاد می کردند ((این تهفه ای است که حاکمیت به روسای کانون سردفتران داده است)) چرا که روسای کانون سردفتران با وجود انکه خود سردفترهستند انگیزه زیادی برای کار ندارند وکارکرد انها وتوان رقابت انها ضعیف بوده است ودرخواست انها از سازمان ثبت برای صدور این بخشنامه به همین لحاظ بوده است

جستارهای وابسته

• دفتر اسناد رسمی
• دفتر ازدواج و طلاق (ایران)
• محضر شرع
• سردفتر
• دفتریار
• کانون سردفتران و دفتریاران
• قوه قضائیه ایران

منابع

1. «اسلام پدیا». بایگانی‌شده از اصلی در ۲۶ اوت ۲۰۱۷. دریافت‌شده در ۲۹ مارس ۲۰۲۱.
2. محمدجواد فاضل لنکرانی (۶ دی ۱۳۹۵). «وظیفه سردفتران و دفتریاران محاضر رسمی تبیین عقود اسلامی برای مردم است». خبرگزاری رسا.
3. توسعه قضائی در ثبت اسناد سایت مؤسسه فرهنگی و اطلاع‌رسانی تبیان
4. برنامه عملیاتی ۱۳۸۵ سازمان بایگانی‌شده در ۱۶ فوریه ۲۰۱۳ توسط Wayback Machine اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تهران
5. «تعیین سقف درآمد به‌جای بالابردن تعرفه‌/ افزایش هزینه‌ها، سندگریزی را رواج می‌دهد». ایرناپلاس. ۱۲ شهریور ۱۳۹۸.
6. «تعیین سقف درآمد به‌جای بالابردن تعرفه‌/ افزایش هزینه‌ها، سندگریزی را رواج می‌دهد». ایرناپلاس. ۱۲ شهریور ۱۳۹۸.
7. «جایگاه دفاتر اسناد رسمی». کانون سردفتران و دفتریاران استان گیلان. ۵ دی ۱۳۹۴.
8. «اسناد رسمی محضری و تفاوت آن با سایر اسناد». کانون سردفتران و دفتریاران گیلان. ۱۳۹۴/۱۰/۵. تاریخ وارد شده در |تاریخ= را بررسی کنید (کمک)
9. «اسناد رسمی محضری و تفاوت آن با سایر اسناد». کانون سردفتران و دفتریاران گیلان. ۱۳۹۴/۱۰/۵. تاریخ وارد شده در |تاریخ= را بررسی کنید (کمک)
10. حوزه حقوقی- قضایی گروه اجتماعی (۲۱ آبان ۱۳۹۷). «یک دفترخانه اسناد رسمی چه وظایفی دارد؟». باشگاه خبرنگاران جوان.
11. حوزه حقوقی- قضایی گروه اجتماعی (۲۱ آبان ۱۳۹۷). «یک دفترخانه اسناد رسمی چه وظایفی دارد؟». باشگاه خبرنگاران جوان.
12. «ثبت اجباری و اختیاری اسناد». خبرگزاری میزان. ۱۴ مهر ۱۳۹۶.
13. «ثبت اجباری و اختیاری اسناد». خبرگزاری میزان. ۱۴ مهر ۱۳۹۶.
14. «ثبت اجباری و اختیاری اسناد». خبرگزاری میزان. ۱۴ مهر ۱۳۹۶.
15. «ثبت اجباری و اختیاری اسناد». خبرگزاری میزان. ۱۴ مهر ۱۳۹۶.
16. «اسناد رسمی محضری و تفاوت آن با سایر اسناد». کانون سردفتران و دفتریاران گیلان. ۱۳۹۴/۱۰/۵. تاریخ وارد شده در |تاریخ= را بررسی کنید (کمک)
17. بابک درویشی؛ وجیهه محسنی (زمستان ۱۳۹۰). «نگاهی به چگونگی انتخاب و صلاحیتهای سردفتران اسناد رسمی در نظام حقوقی‌ایران و فرانسه». (فصلنامه تحقیقات حقوقی تطبیقی ایران و بین‌الملل) (فصلنامه تحقیقات حقوقی آزاد) شماره ۱۴.
18. http://www.notary.ir/sites/default/files/uploads/Magazines/149-150/9.pdf
19. بابک درویشی؛ وجیهه محسنی (زمستان ۱۳۹۰). «نگاهی به چگونگی انتخاب و صلاحیتهای سردفتران اسناد رسمی در نظام حقوقی‌ایران و فرانسه». (فصلنامه تحقیقات حقوقی تطبیقی ایران و بین‌الملل) (فصلنامه تحقیقات حقوقی آزاد) شماره ۱۴.
20. http://www.notary.ir/sites/default/files/uploads/Magazines/149-150/9.pdf
21. بابک درویشی؛ وجیهه محسنی (زمستان ۱۳۹۰). «نگاهی به چگونگی انتخاب و صلاحیتهای سردفتران اسناد رسمی در نظام حقوقی‌ایران و فرانسه». (فصلنامه تحقیقات حقوقی تطبیقی ایران و بین‌الملل) (فصلنامه تحقیقات حقوقی آزاد) شماره ۱۴.
22. مسعود حبیبی مظاهری (تابستان ۱۳۹۲). «گزیده اسناد تنظیمی در محاضر شرع» (PDF). پیام بهارستان / ویژه نامه مالیه و اقتصاد / ش1.
23. محمد علومی سردفتر ۳۰۰ تهران (سال ۱۳۵۳ ش). «رابطه سردفتر با جامعه». مجله کانون شماره ۴ سال ۱۳۵۳. تاریخ وارد شده در |تاریخ= را بررسی کنید (کمک)
24. سید مهدی حجتی (۲۴ آبان ۱۳۹۳). «مروری بر نحوه تشکیل کانون وکلا در ایران». پایگاه خبری آفتاب آنلاین.
25. «قانون محاضر شرعیه و حکام صلحیه». مرکز پژوهشهای مجلس شورای اسلامی.
26. احمد مهدوی دامغانی مجله بخارا سال پانزدهم شماره 89 - 90 مهر - دی 1391
27. فیلادلفیا ـ احمد مهدوی دامغانی به نقل از ماهنامه کانون سردفتران و دفتریاران ـ شماره ۶۴ ص ۱۰۳
28. مسلم آقاصفری (۲۰ آبان ۱۳۹۶). «بلاتکلیفی دفتریاران در دفترخانه‌ها». پایگاه خبری قانون.
29. مسلم آقاصفری (۲۰ آبان ۱۳۹۶). «بلاتکلیفی دفتریاران در دفترخانه‌ها». پایگاه خبری قانون.
30. مسلم آقاصفری (۲۰ آبان ۱۳۹۶). «بلاتکلیفی دفتریاران در دفترخانه‌ها». پایگاه خبری قانون.
31. مسلم آقاصفری (۲۰ آبان ۱۳۹۶). «بلاتکلیفی دفتریاران در دفترخانه‌ها». پایگاه خبری قانون.
32. مسلم آقاصفری (۲۰ آبان ۱۳۹۶). «بلاتکلیفی دفتریاران در دفترخانه‌ها». پایگاه خبری قانون.
33. ماده ۳ قانون دفاتر اسنادرسمی و کانون سردفتران و دفتریاران (مصوب۲۵/۴/۱۳۵۴)
34. مسلم آقاصفری (۲۰ آبان ۱۳۹۶). «بلاتکلیفی دفتریاران در دفترخانه‌ها». پایگاه خبری قانون.
35. پارسینه (۳ شهریور ۱۳۹۲). «یک شغل استثنایی؛ بدون سرمایه یا مسئولیت شاغل شوید!». پارسینه.
36. پارسینه (۳ شهریور ۱۳۹۲). «یک شغل استثنایی؛ بدون سرمایه یا مسئولیت شاغل شوید!». پارسینه.
37. مسلم آقاصفری (۲۰ آبان ۱۳۹۶). «بلاتکلیفی دفتریاران در دفترخانه‌ها». پایگاه خبری قانون.
38. پارسینه (۳ شهریور ۱۳۹۲). «یک شغل استثنایی؛ بدون سرمایه یا مسئولیت شاغل شوید!». پارسینه.
39. مسلم آقاصفری (۲۰ آبان ۱۳۹۶). «بلاتکلیفی دفتریاران در دفترخانه‌ها». پایگاه خبری قانون.
40. پارسینه (۳ شهریور ۱۳۹۲). «یک شغل استثنایی؛ بدون سرمایه یا مسئولیت شاغل شوید!». پارسینه.
41. مسلم آقاصفری (۲۰ آبان ۱۳۹۶). «بلاتکلیفی دفتریاران در دفترخانه‌ها». پایگاه خبری قانون.
42. پارسینه (۳ شهریور ۱۳۹۲). «یک شغل استثنایی؛ بدون سرمایه یا مسئولیت شاغل شوید!». پارسینه.
43. مسلم آقاصفری (۲۰ آبان ۱۳۹۶). «بلاتکلیفی دفتریاران در دفترخانه‌ها». پایگاه خبری قانون.
44. ماده ۶۸ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۶ اسفند ماه ۱۳۱۰
45. ماده ۲۲ قانون دفاتر اسنادرسمی و کانون سردفتران و دفتریاران (مصوب۲۵/۴/۱۳۵۴)
46. مسلم قائدی (۱۳۹۱). «مسئولیت مدنی سردفتر اسناد رسمی در حقوق ایران». پژوهشگاه علوم و فناوری اطلاعات ایران.
47. مهدی کنور تبریزی (پاییز ۱۳۸۶). «نقدی بر مسؤولیت سردفتران اسناد رسمی در نظام حقوقی ایران» (PDF). مجله حقوقی دادگستری/ شماره 60 / صفحه 132.
48. برای انجام معاملات نقل و انتقال خودرو کدام یک ارجح‌ترند دفترخانه‌ها یا نیروی انتظامی؟ بایگانی‌شده در ۵ دسامبر ۲۰۱۲ توسط Wayback Machine پایگاه خبری تحلیلی صنعت حمل و نقل (تین نیوز)
49. پارسینه (۱۵ آذر ۱۳۹۲). «دفترخانه‌ها بیشتر از بقالی ها!». پارسینه.
50. حوزه حقوقی قضایی باشگاه خبرنگاران (۰۶ اسفند ۱۳۹۳–۱۱:۵۶). «حل و فصل ماهانه ۱۰۰ هزار اختلاف در دفاتر اسناد رسمی». باشگاه خبرنگاران جوان. تاریخ وارد شده در |تاریخ= را بررسی کنید (کمک)
51. «تشدید برخورد قضایی با مسئولان متخلف در زمینه ساخت‌وساز غیرمجاز». خبرگزاری دانشجویان ایران «ایسنا». ۱۳ دی ماه ۱۳۹۵. تاریخ وارد شده در |تاریخ= را بررسی کنید (کمک)
52. خبرگزاری تسنیم (۲۱ مرداد ۱۳۹۴). «عملکرد این دوره از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مناسب است». تسنیم.
53. محسن صفری (۱۴ فروردین ۱۳۹۶). «با حیل فرار از ربا می‌خواهیم کاری کنیم که ربا رخ ندهد، نه این‌که رباخواری بشود و توجیه کنیم». کافه حقوق.
54. احمد مهدوی دامغانی (۶ دی ۱۳۹۱). «مصاحبه اختصاصی با جناب مستطاب دکتر احمد مهدوی دامغانی به مناسبت روز سردفتر (فایل صوتی)». عدل نویس.
55. نورعلی مظاهری (۲۳ آذر ۱۳۹۳). «چالش حقوقی مجازات‌های سردفتران و دفتریاران/صدور 80 کیفرخواست». خبرگزاری مهر.
56. «مشکلات تنظیم اسناد رسمی اجاره در دفترخانه‌ها مرتفع شد». خبرگزاری دانشجویان ایران (ایسنا). ۱۷ اردیبهشت ۱۳۹۲.
57. موسی قربانی. «هزینه ثبت سند در دفترخانه‌ها کم شود؛ مشاوران املاک حق تنظیم سند ندارند». جامعه نیوز. بایگانی‌شده از اصلی در ۴ ژوئیه ۲۰۲۰.
58. «پشت پرده اختلاف در مورد تنظیم سند مالکیت خودرو چیست؟». خبرگزاری دانشجویان ایران «ایسنا». ۲۴ دی ۱۳۹۲.
59. ماده ۵۰ قانون دفاتر اسنادرسمی و کانون سردفتران و دفتریاران (مصوب۲۵/۴/۱۳۵۴)
60. دریافت حق‌التحریر اضافی، شایع‌ترین تخلف در دفاتر اسناد رسمی است خبرگزاری جمهوری اسلامی ایرنا

پیوند به بیرون

• سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
• کانون سردفتران و دفتریاران
• پایگاه اطلاع‌رسانی سراسری وبلاگ نویسان دفاتر اسناد رسمی
• شبکه اجتماعی سردفتران ودفتریاران اسناد رسمی ایران